Blog 133. Osnovna uputstva za pisanje propratnog pisma
Koristite opšteprihvaćeni format poslovne korespondencije.
Smestite Vaše propratno pismo na najviše jednu kucanu A4 stranu.
Uverite se da pismo nema gramatičkih i drugih grešaka. Pročitajte ga nekoliko puta i, ako je moguće, dajte ga nekom drugom da ga pročita, pre nego što ga pošaljete.
Ukoliko ne možete da pismo naslovite na određenu osobu – recimo, niste mogli da dođete do takve informacije – bolje je da izbegnete opšta obraćanja, kao što je, recimo, „poštovani“, ili u engleskim verzijama, „To Whom It May Concern“. Radije koristite izraze kao što su: „Predmet: pozicija saradnika u marketingu“, ili „Attention: District Sales Manager“.
Budite originalni. Čitajte primere propratnih pisama, ali ih nemojte prosto kopirati.
Neka Vaš stil pisanja bude prirodan, izbegavajte korišćenje žargona i ne budite previše opširni. Propratno pismo treba da bude kratko i jasno.
Uvodni deo propratnog pisma treba da je napisan tako da čitaoca podstakne da pismo pročita do kraja. Zainteresujte ga pominjanjem nekog Vašeg saznanja o samoj firmi. Izražavajte se pohvalno o firmi; pokažite da znate nešto kako o samoj firmi, tako i o delatnosti kojom se bavi. Ukoliko je moguće, personalizujte uvodni deo, odnosno kreirajte ga za jednog čitaoca.
Navedite poziciju za koju konkurišete u uvodnom delu pisma.
Naglasite koji je Vaš potencijalni doprinos firmi, a ne šta Vi očekujete od nje. Uzdržite se od navođenja razloga zašto Vam je potreban posao ili zašto je to dobra prilika za Vas. Što ste pažljivije istražili i saznali bitne stvari o firmi u koju konkurišete – i sve probleme i izazove sa kojima se ona susreće – bolje ćete predstaviti sebe kao nekoga ko može da rešava probleme i da doprinosi stvaranju vrednosti.
Neka pojedinačni delovi pisma budu kratki. Koristite različite strukture i dužine rečenica, ali izbegavajte duge i komplikovane rečenice.
Izrazite entuzijazam i samopouzdanje.
Ne tražite od potencijalnog poslodavca da Vam što pre odgovori.
Ponekada se u konkursu traži Vaše očekivanje u pogledu buduće plate ili informacije o Vašoj sadašnjoj zaradi. Ako smatrate prikladnim, umesto nekog tačnog iznosa, možete navesti donju i gornju granicu očekivane zarade, s tim što ćete naznačiti da je plata stvar pregovora, ili da očekujete da ćete moći da se usaglasite sa postojećom strukturom zarada u firmi.
Ukoliko šaljete propratno pismo i poslovnu biografiju elektronskom poštom, propratno pismo treba da bude u samoj poruci, a poslovna biografija kao prilog (attachment) poruke.
Budite strpljivi i ljubazni.
Ako ga šaljete poštom, pismo treba da bude original – a ne kopija – i na istoj vrsti papira kao Vaša poslovna biografija. Po mogućstvu, lični memorandum i kvalitetan papir stvaraju dobar utisak. Tada naslovite pismo na određenu osobu, radije nego na, recimo, kadrovski sektor. Proverite da li su ime te osobe i naziv preduzeća pravilno napisani. Uključite i naziv pozicije osobe kojoj se obraćate i proverite da li je ispravna. Naravno, moraćete da malo istražujete da biste došli do ovih informacija, ali je vredno truda.
IZVOR: www.cvprimeri.com
